Wittusen & Jensens arbeid med etisk handel

Wittusen & Jensens medlemskap i Etisk handel Norge innebærer forpliktelse å ha oversikt over utfordringer i egen leverandørkjede, og arbeide for å finne løsninger som balanserer belas­tningen på miljøet med forbruket og økonomien vår. Samtidig ivareta menne­skets sosiale forhold og ivareta behov for grunnleggende rettigheter.

Wittusen & Jensen jobber systematisk for å fremme gode arbeids- og miljøforhold hos våre leverandører for å sikre hele verdikjeden. Dette gjøres i nært samarbeid med og i dialog med våre leverandører, samarbeidspartnere, og andre interessenter. En viktig del av dette arbeidet er å forsikre oss om at de produkter vi omsetter er fremstilt i tråd med krav beskrevet i våre etiske retningslinjer.

Wittusen & Jensen stiller seg bak åpenhetslovens formål om å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele verdikjeden, samt å sikre allmenheten tilgang på informasjon.

Arbeidet og prosessen rundt etisk handel og åpenhetsloven er godt forankret i vår ledelse og vårt styre. Som mangeårig medlem av Etisk handel Norge er OECD sin modell for aktsomhetsvurderinger – for å fremme et ansvarlig næringsliv – en innarbeidet metodikk på hvordan vi jobber i vår leverandørkjede.

Til å hjelpe oss i arbeidet med sporbarhet i leverandørkjeden har vi implementert Factlines. Factlines er et web-basert verktøy som forenkler informasjonsutveksling mellom parter i leveransekjeden, og lar oss identifisere og vurdere risiko gjennom verdikjeden.

01. Forankring

Wittusen & Jensen er medlem av Etisk handel Norge (EHN) som er en medlemsorganisasjon og Norges største nettverk av bedrifter, organisasjoner og offentlig virksomheter som jobber forpliktende og systematisk for å sikre bærekraftige leverandørkjeder.

Wittusen & Jensens medlemskap i EHN innebærer forpliktelse til å ha oversikt over ut­­­fordringer i egen leverandørkjede, og arbeide for å finne løsninger som balanserer belastningen på miljøet med forbruket og økonomien vår. Samtidig ivareta menneskets sosiale forhold og ivareta behov for grunnleggende rettigheter.

Wittusen & Jensens medlemskap og etiske retningslinjer er forankret og vedtatt av styret og er en sentral del av handlingsplanen i selskapet. Vi har i sam­­arbeid med EHN utarbeidet Wittusen & Jensens etiske retningslinjer (Code of Conduct) som er styrende i alt arbeid med etisk handel, både internt og eksternt.

En del av forankringen i Wittusen & Jensen er å avtalefeste våre etiske retningslinjer ved å inkludere disse i alle sentrale innkjøps­avtaler. Alle leverandører får kontinuerlig innføring om arbeidet, og nye leverandører får gjennomgang av retningslinjene og våre forventninger ved avtaleinngåelse, som de er pliktet å signere som del av samarbeidsavtalen.

Wittusen & Jensens arbeidsmetodikk med etisk handel tar utgangspunkt i OECD-modellen som gir en systematisk og praktisk tilnærming.

FIGUR 1: OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Vårt arbeid med etisk handel er delt inn i kapitler basert på denne modellen. Kilde: OECD.

En viktig del av forankringen i organisasjonen er integrering av alle prosesser og prosedyrer som inngår i etisk handel i selskapets styringssystem. På den måten blir arbeidsmetodikken en naturlig del av arbeidshverdagen. OECD-modellen (figur 1) viser hvordan systematikken i arbeidet er ­bygget opp hvor alle prosedyrer og støttedokument­­ er forankret i denne metoden og våre etiske retningslinjer.

Ansatte i Wittusen & Jensen får informasjon og er innforstått med budskapet og viktigheten av arbeidet med etisk handel. Ansatte som jobber med og berøres av tematikken regelmessig og som har behov for økt kompetanse, gis muligheten til å gjennomføre kurs i regi av EHN.

FIGUR 2: Eksempel på kompleksiteten i leverandørkjeden.

02. Kartlegging av leverandørkjeden

Wittusen & Jensen kartlegger sine leverandør­kjeder og har oversikt over hvor i verden varen produseres. Vi jobber systematisk med å kartlegge bidragsytere nedover i verdikjeden (produsentens leverandører). Kartleggingen gir oss bedre kontroll­grunnlag til vurdering av risiko forbundet med brudd på Wittusen & Jensens etiske retningslinjer.

Wittusen & Jensen jobber systematisk for å fremme gode arbeids- og miljøforhold i våre leverandørkjeder. Dette gjøres i nært samarbeid med og i dialog med våre leverandører, samarbeidspartnere, og andre interessenter.

En viktig del av dette arbeidet er å forsikre at de produkter vi omsetter er fremstilt i tråd med krav beskrevet i våre etiske retningslinjer. Til å hjelpe oss i dette arbeidet har vi implementert Factlines. Factlines er et web-basert verktøy som forenkler informasjonsutveksling mellom parter i leveransekjeden, og lar oss identi­fisere og vurdere risiko gjennom kjeden.

På oppfordring fra Wittusen & Jensen må ­leverandører kunne dokumentere arbeidet som sikrer etterlevelse av våre retningslinjer. Dersom Wittusen & Jensen ønsker å kartlegge en leverandørs underleverandører med hensyn til etterlevelse av retnings­linjene for etisk handel, plikter leverandøren å tilrettelegge for en slik kartlegging.

Factlines

Factlines er en uavhengig, norskeid løsningsleverandør som gir råd og støtter virksomheter med kvalitetsikring og samfunnsansvar i leverandørkjeden. De gjennom­ fører leverandørkartlegging og leverer rapporter og risikoanalyser som gir oversikt og grunnlag for videre forbedringsarbeid. Wittusen & Jensen bruker Factlines til å samle inn og få oppdatert informasjon om leverandørkjeden.

Factlines' systemverktøy innen CSR er vurdert tilfredsstillende opp mot krav gjengitt i Lov om offentlige Anskaffelser § 5. (ref. Advokatfirma Hjort, 2017).

KARTLEGGING: Vi kartlegger våre leverandørkjeder og har oversikt over hvor i verden varen produseres.

Risikovurdering av leverandørkjeden

I dette arbeidet, risikovurderes ­infor­­­­­­­ma­sjonen som er samlet inn ved kartlegging av leverandørkjeden. Vi kartlegger risiko knyttet til leverandør, land, bransje, sektor, produkt m.m og innsatsfaktorer for å forstå overordnet risiko. Kartleggingen gir Wittusen & Jensen innfallsvinkel på hvordan mest effektivt ta opp de problemstillinger som er statistisk eller sannsynlig gjeldene i hvert tilfelle.

Aktsomhetsvurderingen gir Wittusen & Jensen mulighet til å spisse sin til­nærming og bruke ressursene på leverandører med høyere sannsynlighet av forekomst for brudd på etisk retningslinjer. Vi har en visuell oversikt over risikobildet på våre leverandører og de innsatsfaktorer hver enkelt leverandør har innen sine rammer. I aktsomhetsvurderingen benyttes mange kilder og evalueringskriterier, hvor hovedpunktene er hentet fra Wittusen & Jensen egne etiske retning­s­linjer.

Risikovurdering av leverandørkjeden, noen av våre kriterier:

• Hvor trygt er landet? (her inngår; ran, kriminalitet, antall drepte på veien, terroristangrep, krig, samt om verdens farligste byer ligger i dette landet)
• Arbeidsrettigheter (her inngår; arbeidsstandarder, sivile rettigheter, retten til fagorganisering, streikerett, retten til kollektive forhandlinger, m.m.)
• Miljøscore (her inngår; miljøvern, miljøhelse, Miljø vitalitet/levedyktighet, m.m)
• Barnearbeid (her inngår; Barnearbeid, barneslaveri, trafficking av barn, barneekteskap, barn i krig/barnesoldater m.m)
• Moderne slaveri (her inngå; Bonded labor, Forced Labor, Human trafficking, Descent-based slavery, Forced marriage m.m)
• Helse og sikkerhet (her inngår; institusjon og resurser landet styresmakter besitter, sikkerhetsrammeverk, utilsiktet skade, m.m.)
• Korrupsjon (her inngår all type korrupsjon)
• Dyrevelferd (her inngår dyrs velferd, lover, forbud)
• Vann tilgang/resurs (her inngår hvor stort press det er på vannressurser)

Kilder: Wittusen & Jensen benytter seg av anerkjente kilder verifisert av EHN i alt arbeid med aktsomhetsvurdering.

Å prioritere en eller flere risikoområder på bakgrunn av alvorlighetsgrad, betyr ikke at noen risiko er viktigere enn andre, eller at virksomheter ikke gjør noen med annen risiko, men at det som har størst negativ påvirkning prioriteres først. Kartlegging og prioritering er en kontinuerlig prosess.

I 2021 har vi sett spesielt på Retten til fagorganisering. Vi valgte å gå i dybden på retten til fagorganisering. Ut i fra egenrapportering som inneholder mange spørsmål over tematikken som leverandør må svare på valgte vi ut leverandører som ikke kunne vise til prosedyrer eller policy. Dette ble tatt i betraktning i vår risikokartlegging over statistisk sannsynlighet for brudd på denne rettigheten i de landene leverandør produserer sine varer. Til formålet ble det laget en egen undersøkelse som gikk ut til 25 leverandører som vi ønsket en utvidet egenerklæring fra.

Vi valgte ut 2 av våre 5 største leverandørene og ønsket å gjennomføre en fysisk revisjon av dem. Dette ble positivt mottatt av våre leverandører som aldri hadde gjennomført tilsvarende med kunder tidligere. Revisjon ble gjennomført her i Norge med en av landets største leverandører innen kjemi, renhold etc og en produsent i Danmark innen desinfeksjon. Som resultat av revisjon vil produsenten av desinfeksjon innføre CoC som del av sin prekvalifisering av sine underleverandører og som del av sine avtaler.

Det ble arrangert en 2 dagers video-revisjon med vår største leverandør på engangshansker. Vi var de første som hadde gjennomført dette hos dem. Det var til stor nytte og bedret kvaliteten og gjennomføringen av videorevisjonen at vi hadde vært på fabrikken tidligere.

Prioritert negativ påvirkning/skade

• Retten til fagorganisering: Fagorganisering og kollektive forhandlinger. Helse, miljø og sikkerhet. Lønn. Regulære ansettelser. Marginaliserte befolkningsgrupper. Utført globalt.
• Leverandørrevisjoner (nordiske): Helse, miljø og sikkerhet. Miljø. Utslipp. Avfall. Vann. Materialbruk. Utført i Danmark og Norge.
• Video-revisjon hanskeleverandør: Tvangsarbeid. Diskriminering. Brutal behandling. Helse, miljø og sikkerhet. Arbeidstid. Regulære ansettelser. Utslipp. Energi. Avfall. Vann. Utført i Malaysia.

Prioritering av risiko

Våre prioriteringer er basert på grad av sannsynlighet og alvorlighetsgrad av negativ påvirkning for mennesket, samfunn eller miljø.

Oversikten gir oss rask oversikt hvor en leverandør og deres leverandørkjede har svakheter som må følges opp. Ved slik kartlegging har vi mulighet til å gjennomføre nødvendige tiltak som preventiv forebygging. Relevante kilder i denne sammenheng kan være rapporter fra myndigheter, sivilsamfunn, bedriftsforeninger, nasjonale menneskerettighetsinstitusjoner, og nyhets­oppslag. Dersom en leverandør produserer i ett land som bemerker seg negativt, vil Wittusen & Jensen vie flere ressurser på oppfølging av disse.

Wittusen & Jensen etterlever sine verdier og prosedyrer og har avstått samarbeid med leverandører som ikke innfrir våre forventninger.

Prekvalifisering av leverandører

Mye av arbeidet knyttet til kvalifisering av leverandører gjøres i forkant av et eventuelt samarbeid, hvor målet er å inngå avtaler hvor risikobildet er kartlagt som muliggjør en kalkulert beslutning. Nedskrevet i Wittusen & Jensens prosedyre tilsier alle leverandører skal bevare Wittusen & Jensens egenevaluering før videre evaluering kan finne sted, det vil si i forkant av kontrakt eller ved anbud.

Wittusen & Jensen etterlever sine verdier og prosedyrer og har ved flere anledninger avstått samarbeid med leverandører som ikke innfrir til våre forventninger.

Produkttesting

Vi gjennomfører tester av våre produkter for å forsikre at produktene ikke inneholder farlige kjemiske stoffer eller stoffer utover tillate verdier. I løpet av ett år velges det ut 20 vilkårlige produkter fra vår portefølje som gjennomgår tester på laboratoriet. Testene gir oss innholdet på materialer, kjemiske stoffer i produktet, mengde og sammensetning av disse. Dette for å gi svar på om produktene er i henhold til regelverk (EC) No. 79/117/EEC for kort kjedede klor parafiner og kjemiske stoffer oppført i (EC) No. 1907/2006 (REACH).

03. Forebygging og begrensning

Wittusen & Jensens arbeidsmetodikk med etisk handel tar utgangspunkt i en syste­matisk og praktisk tilnærming som fremgår i figur 1 utarbeidet av OECD.

Wittusen & Jensen som stor aktør i det norske markedet og som totalleverandør omsetter et bredt spekter av varer. Vi handler varer produsert i mange av verdens land hvor risiko varierer fra land til land og fra bransje til bransje. Vi ønsker bærekraft i egen leverandørkjede fordi dette samsvarer med organisasjonens ønske og behov. Derfor er det viktig for oss å ha tilrettelag for forutsigbarhet.

Innkjøpspraksis

Wittusen & Jensen har strenge krav til egen ­virksomhet og tilretteleggingen skjer i egen innkjøpspraksis, for å skape forutsigbarhet med samarbeidspartnere. Det er utarbeidet prosedyrer som omhandler tematikken og beskriver hvordan Wittusen & Jensen skal jobbe for å skape denne forutsigbarheten.

Innkjøpspraksisen i Wittusen & Jensen i dag er gjenstand av flere års arbeid med å lytte til produsenter og tilpasse oss i den grad mulig deres prosesser i forsøk på å ­harmonere vårt behov mot deres kapabilitet. Wittusen & Jensen tilrettelegger for forutsigbarhet i sine innkjøp og avtaler ved standardiserte rammeverk. I mange tilfeller vil vi sammen med leverandør legge en plan (les: bestillingskalender) for bestilling og hyppighet, og vi forholder oss til ledetider fastsatt av leverandør.

Wittusen & Jensen har ved flere anledninger endret egen praksis for å optimalisere innkjøp og logistikk for å gjøre denne så rasjonell og miljøvennlig som mulig, i samarbeid med leverandør. Dette er positivt for begge parter da det gir forutsig­barhet og høyere grad av effektivitet, og optimalisering.

04. Oppfølging

Systemer for oppfølging av leverandørkjeden

Wittusen & Jensen har utviklet egne prosedyrer og tilhørende dokumenter for oppfølging av leverandører. Hver enkelt besvarelse gjennomgår en aktsomhetsanalyse for å avdekke om det forekommer svakheter eller mangler hos leverandør. Type og grad av oppfølging blir definert ut i fra analysen og de risiko som blir funnet. Vi benytter aktsomhetsanalysen til videre forbedringsarbeid med leverandør hvor vi kan be om ytterlige informasjon eller foreslår kontrete tiltak for å forhindre uønsket praktikk.

Wittusen & Jensen benytter mange typer av leverandøroppfølging:

• Egenerklæring (Factlines)
• Egen revisjon/fabrikkbesøk
• 3-parts revisjon (både rekvirert og eksisterende)

Wittusen & Jensen har utviklet egnet formular for revisjon, denne utføres av egne ansatte som er hos leverandør/fabrikk. Revisjoner gir oss førstehånds informasjon og kan danne grunnlag for videre arbeid med leverandør. Forbedringsarbeid gir oss klare indikasjoner og historikk på konkrete tiltak som har vært utført eller i prosess hos hver enkelt samarbeidspartner.

Brudd på retningslinjer

Wittusen & Jensen har utarbeidet egen prosedyre for håndtering av brudd på etisk retningslinjer, som har til hensikt å gi en metodisk håndtering, dersom brudd er faktum.

Ved avdekking av brudd på våre etiske retningslinjer vil Wittusen & Jensen møte enhver utfordring med passende aksjon. Vi vil overveie grad av brudd, og gjøre tiltak deretter. Som oftest er det ved dialog og kommunikasjon for å sikre bedre samarbeid og økt kompetanse.

Ved brudd på de etiske retningslinjene skal leverandøren, i samarbeid med Wittusen & Jensen lage en plan for korrigering av mangler og intervall for ferdigstillelse av utbedring.

Dersom leverandør ikke gjennomfører avtalte tiltak nødvendig for å tilfredsstille våre retningslinjer og forventning kan terminering av avtaleforhold være siste instans.

05. Kommunikasjon

Ekstern kommunikasjon

Gjennom Wittusen & Jensens medlemskap i Etisk handel Norge kommuniserer vi vårt arbeid innen etisk handel via årlig ­rapportering. Denne informasjonen er offentlig ­tilgjengelig på vår nettside og på EHN sine nettsider. Vi vil selvfølgelig også etterleve og redegjøre for aktsomhetsvurderingene i henhold til Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven).

Intern kommunikasjon

Wittusen & Jensen har utarbeidet eget kommunikasjons­­­­­­materiell til egne ansatte i form av presentasjoner og dokumenter som alle ansatte har tilgang til. Alle nye ansatte vil få informasjon om det arbeidet som del av opplæring, som forteller om det arbeidet som gjøres innenfor etisk handel samt arbeidsmetodikk. Vi benytter interne medier til å opplyse om endringer og nyheter til alle ansatte, og spesielt relevant for dem som arbeider med tematikken.

6. Gjenoppretting

Wittusen & Jensen har et mål om å være ledende i bransjen på bærekraft, og det gjelder innkjøpspraksis, krav til leverandør og produkt, samt egen drift. Det skal være trygt å være kunde hos Wittusen & Jensen. Vi ønsker dermed å bli ansett som redelige, og har høye krav til egen organisasjon med tanke på bærekraftig forretningspraksis.

Vi har som policy alltid å opptre minimum i samsvar med norsk lov og gjeldene regelverk i Norge (direktiver og forordninger). Wittusen & Jensens arbeider i henhold til OECD-modellen, og dersom urett blir oppdaget, vil forbedring/gjenoppretting være en naturlig arbeidsmetode. Å rette opp negativ påvirkning kan innebære økonomisk erstatning eller kompensasjon, en offentlig beklagelse, at skaden på annet vis utbedres eller at fremtidig skade forhindres. Dersom det viser seg at forbedring og gjenoppretting ikke er mulig, vil vi avslutte leverandørforholdet.