Hybridkontor – den nye normalen

Arbeidsmarkedet gjennomgikk en stor endring i 2020 på grunn av covid-19. Før pandemien ble det nærmest sett på som en gode at enkelte firmaer tilbød sine ansatte en fleksibel arbeidshverdag, med mulighet til å jobbe hjemmefra av og til. Nå har hjemmekontor blitt den nye normalen for de fleste bedrifter.

Det er god grunn til å tro at trenden med hjemmekontor vil fortsette også etter korona. I følge en undersøkelse utført av Enterprise Technology Research vil omlag 70 % av arbeidsstyrken jobbe eksternt minst 5 dager i måneden innen 2025, og andelen arbeidstakere som jobber hjemmefra forventes å fordobles i 2021. Produktivitetsmåling har vist at fjernarbeid fungerer.

I april 2021 gjorde organisasjonen HR Norge en undersøkelse blant over hundre norske arbeidsplasser, hvor resultatet viser at omtrent samtlige ser behov for endringer når de forbereder seg til livet etter korona. Hele 94 % svarte at de vil tilby de ansatte hjemmekontor i større grad enn tidligere etter pandemien. Pandemien har endret helt hvordan vi ser på hjemmekontoret, og har lært bedriftene at folk jobber minst like godt hjemmefra.

Flere selskaper planlegger nå en hybrid arbeidsmodell fremover, hvor de ansatte kan veksle mellom å jobbe hjemme og på arbeidsplassen.

FLEKSIBEL HVERDAG: Flere bedrifter vil fortsette å la de ansatte veksle mellom å jobbe hjemme og på kontoret, også etter pandemien.

Hybridkontor

Dermed vokser det frem ulike modeller for hvordan man kan skape en god hybrid arbeidshverdag. For hvem skal bestemme når de ansatte skal være på kontoret? Skal lederne fastsette noen dager der team eller avdelinger må være på kontoret, eller skal virksomheten dele dagene mellom de ansatte, for å unngå at alle er på kontoret samtidig? Mulighetene er mange. Det gjelder å finne den rette balansen mellom individuell frihet og behovet for fellesskap.

Mange arbeidstakere har nå fått smaken på en større fleksibilitet i arbeidshverdagen og ønsker å benytte seg av hjemmekontor når det passer for dem. Samtidig trenger arbeidsplassene folk på jobb for å bygge en felles kultur, i tillegg til at innovasjon og samhandling er vanskeligere når vi ikke møtes. Samhold og sosiale relasjoner bygges enklest hvis man er på samme sted. Derfor trengs det påfyll av mingling og løs kaffeprat innimellom.

Sannsynligvis vil det bli avgjørende for bedrifter at de kan tilby sine medarbeidere en fleksibel arbeidsdag også etter pandemien. Klarer de ikke å tilby et attraktivt opplegg for dette kan de fort miste ansatte. Den digitale hverdagen har gjort det enklere enn noensinne å skifte jobb, fordi mange jobber kan utføres hvor som helst.

Samtidig kan det bli en utfordring for ledere å følge opp alle ansatte like mye, når noen er mindre på kontoret enn andre. Det kan bli nødvendig med individuell tilpasning og en saklig forskjellsbehandling av medarbeiderne. Noen jobber bedre hjemme, mens andre trives best på kontoret. Noen har også lengre reisevei enn andre.

GRUPPEROM: Det nye hybridkontoret kan gi økt behov for samarbeidsrom på arbeidsplassen.

Nye plassbehov

Mer arbeid hjemmefra betyr også at bedriftenes plassbehov vil endres. Ved å ha spesifikke dager for personlige møter og samarbeid på kontoret, og deretter andre dager tildelt fjernarbeid og individuelle oppgaver, kan mange kontorlandskap omorganiseres ved å kvitte seg med unødvendig plass eller lage flere møterom.

Undersøkelsen fra HR Norge viser også at én av fire vurderer økt bruk av clean desk og free seating, og tilsvarende antall vil øke antall møterom med videoutstyr.

Ingen av deltakerne i undersøkelsen tror at vi vil jobbe mindre fremover, og nesten ingen tror vi vil jobbe mindre effektivt enn før. For en mer fleksibel arbeidsdag betyr også mindre rushtid, færre køer og mindre tid på reisevei. I tillegg til at det kommer til å bli tatt færre flyturer for å gjennomføre korte møter, noe som vil gi mange virksomheter reduserte reisekostnader. Hjemmekontor og digitalisering sparer med andre ord både tid, penger og miljøet.

ERGONOMI: Forebygging av belastningsskader er minst like viktig på hjemmekontor som på arbeidsplassen.

Ergonomisk hjemmekontor

Ifølge Arbeidstilsynet defineres ikke hjemmearbeid som kortvarig eller tilfeldig hvis det bærer preg av å være en fast ordning, og reguleres derfor av Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Dermed er det også visse forhold som må tas når det kommer til den fysiske arbeidsplassen.

For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas, må arbeidsgiver forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontoret er forsvarlige. Arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet skal ikke kunne føre til uheldige fysiske belastninger.

Først og fremst er det viktig med en ergonomisk riktig sittestilling. Unngå kjøkkenstoler og salongbordet. Du bør ha et bord i riktig høyde, og har du plass til en liten heve-/senkepult er det enda bedre. Da kan du variere mellom stillesittende og stående arbeidsposisjon i løpet av dagen. Det finnes også flere smarte løsninger for å variere høyden på arbeidsstasjonen. En god kontorstol er også essensielt for å sitte riktig.

Jobber du på laptop på hjemmekontoret er det lett å bli sittende i helt gale posisjoner, med krum rygg over en liten skjerm. Løft blikket og oppgrader arbeidsplassen med en ny, ekstern skjerm.

I tillegg bør du ha tilsvarende utstyr hjemme som du har på kontoret, det vil si mus og tastatur, mobillader, penn og papir. Og kanskje et webkamera, en luftrenser eller et solfilter til PC-en. God belysning er også viktig for ikke å overanstrenge øynene, og for å unngå hodepine. Her kan du lese mer om hvordan du kan unngå belastningsskader på arbeidsplassen.

Lyddempende hodetelefoner er effektivt enten du er på kontoret eller jobber eksternt. På arbeidsplassen kan det være greit å stenge ute støyende kollegaer, men hjemmekontoret kan by på vel så mange forstyrrelser hvis du ikke bor alene. Eller kanskje du jobber på kafé og trenger litt ro fra andre gjester.

Snakker du mye i telefonen i løpet av en arbeidsdag er hodetelefoner dessuten et ergonomisk riktig valg, for å unngå unaturlige stillinger for kroppen. Les mer om hvordan hodetelefoner på arbeidsplassen gir tydelige helsefordeler.

MICROSHOP: Med en spesialtilpasset microshop er det enkelt å bestille varer til hjemmekontoret.

Spesialtilpasset nettbutikk

For å gjøre det enkelt for bedriften å sørge for at de ansatte har en ergonomisk arbeidsplass også hjemme, tilbyr vi kunder med flere enn 50 ansatte en skreddersydd nettbutikk med avtalte produkter og tjenester til hjemmekontoret. Bestillingsløsningen er enkel å bruke, med et fleksibelt sortiment, og varene leveres rett hjem til de ansatte.

Arbeidstilsynets anbefalinger ved bruk av hjemmekontor

Hold kontakt med arbeidstakerne og snakk med dem jevnlig. Spør hva de trenger i arbeidshverdagen.
Finn og avtal digitale løsninger som lar arbeidstakerne holde god kontakt med hverandre. Eksempler på digitale kanaler for video er Skype, Teams og FaceTime.
Innfør eller bruk både formelle og uformelle digitale møteplasser. Ta gjerne kaffen med kollegene digitalt!
Sørg for at de har en ergonomisk best mulig arbeidsplass, med for eksempel regulerbar arbeidsstol, god belysning og stor nok og regulerbar dataskjerm. Se sjekkliste for arbeid ved dataskjerm. I de tilfeller den enkelte arbeidsplass kanskje ikke er optimalt tilpasset, kan organisatoriske tiltak være med på å avhjelpe situasjonen. Dette kan for eksempel være variasjon i arbeidsstilling, tiltak for fysisk aktivitet, hyppigere pauser o.l.
Oppfordre de ansatte til å ta pauser og til å variere arbeidsstillingen, for eksempel ved å variere bruk av arbeidsbord og stoler.

Kilder: Arbeidstilsynet, E24, HR Norge